Påminnelser vid e-signering: så får du avtalen signerade

Ett avtal som har skickats men inte signerats är inte en vunnen affär. Med påminnelser vid e-signering får mottagaren en ny knuff med jämna mellanrum, tills dokumentet är signerat eller tills du själv avbryter. Ingen behöver komma ihåg att följa upp. Här går vi igenom hur påminnelserna fungerar, vilka intervall som brukar passa olika typer av avtal, hur du skriver en påminnelse som blir läst och vad du gör när någon ändå inte signerar. Du får också veta vad som gäller för giltighet och GDPR när påminnelserna går ut automatiskt.

Kort sagt

• Automatiska påminnelser går ut med ett intervall du väljer och slutar när dokumentet är signerat, avböjt, återkallat eller har gått ut.
• Ett intervall på några dagar och ett tak på ett fåtal påminnelser per person räcker för de flesta avtal. Fler än så upplevs lätt som tjat.
• Statusen (skickat, öppnat, signerat) visar om du ska vänta, påminna eller ringa.
• En e-underskrift är lika giltig när påminnelserna har skickats automatiskt. Det som avgör är vilken nivå av underskrift du använder och vilka formkrav avtalet har.
• När signeringen ligger i ditt CRM hamnar påminnelser, status och nästa steg på samma affär och inte i en separat inkorg.

Innehållsförteckning

• Därför blir avtal liggande osignerade
• Så fungerar automatiska påminnelser
• Välj rätt intervall för rätt avtal
• Skriv påminnelser som blir lästa
• Följ statusen och se vem som saknas
• När påminnelserna inte räcker
• Fristående signeringstjänst eller e-signering i ditt CRM
• Giltighet och GDPR när påminnelserna går automatiskt
• Så ser vi på påminnelser och e-signering
• Samla avtal, signering och uppföljning i Notyfile
• Vanliga frågor om påminnelser vid e-signering
• Källor

Därför blir avtal liggande osignerade

De flesta avtal som fastnar gör det inte för att kunden har ändrat sig. De fastnar för att mejlet har sjunkit ner i inkorgen, för att fel person har fått det eller för att kunden väntar på att någon annan internt ska titta på det först.

Känner du igen några av de här lägena?

• Mejlet har drunknat. Kunden öppnade det på mobilen mellan två möten och tänkte signera senare.
• Fel mottagare. Kontaktpersonen får inte skriva under själv och måste skicka vidare till en firmatecknare.
• Studsad adress. Ett stavfel i e-postadressen gör att mejlet aldrig kommer fram, och du ser det inte om du inte följer statusen.
• Flera parter. Ett avtal med tre undertecknare står still så fort en av dem drar ut på det.
• Ingen äger uppföljningen. Säljaren tror att ekonomi följer upp och ekonomi tror att säljaren gör det.

Manuell uppföljning löser det här, men den kostar tid och glöms bort under stressiga veckor. Automatiska påminnelser tar över den repetitiva delen. Du kan lägga energin på de få fall där ett samtal faktiskt behövs.

Så fungerar automatiska påminnelser

Principen är densamma i de flesta signeringstjänster. När du skickar ett dokument för signering anger du hur ofta mottagare som ännu inte har signerat ska påminnas och hur många påminnelser varje person som mest ska få. Systemet håller sedan reda på varje undertecknare för sig.

Så här ser flödet ut steg för steg:

1. Du skickar dokumentet. Varje undertecknare får en inbjudan med en länk, oftast via e-post och ibland även via sms.
2. Klockan börjar ticka. När intervallet har gått och personen ännu inte har signerat skickas en påminnelse.
3. Påminnelserna upprepas. Samma sak händer vid nästa intervall, tills taket för antal påminnelser är nått.
4. Påminnelserna slutar av sig själva. Så fort dokumentet är signerat, avböjt, återkallat eller har passerat sitt slutdatum upphör utskicken. Den som redan har signerat får inga fler påminnelser.

Du ställer oftast in detta på två ställen: i inställningarna för det enskilda dokumentet eller i en mall. En mall är det smartaste valet för avtal du skickar ofta, till exempel standardavtal, uppdragsbekräftelser eller förnyelser. Då får alla i teamet samma rytm utan att någon behöver tänka på det.

I vissa tjänster kan en administratör även ställa in en standard för hela organisationen och sedan följa varje utskickad påminnelse i en aktivitetslogg. Det är bra när du vill kunna visa i efterhand att kunden faktiskt har blivit påmind.

Välj rätt intervall för rätt avtal

Det finns inget intervall som passar alla. Ett enkelt orderunderlag behöver en tätare rytm än ett ramavtal som ska granskas av en jurist. Ett vanligt spann är mellan två och sju dagar mellan påminnelserna, med ett tak på ungefär fem påminnelser per undertecknare.

Använd tabellen som utgångspunkt och justera efter hur dina kunder brukar agera:

Tre tumregler som brukar fungera:

• Matcha intervallet med beslutsvägen. Behöver kunden ta avtalet till sin ledningsgrupp blir en påminnelse varannan dag bara störande.
• Sätt alltid ett slutdatum. Ett dokument utan deadline kan ligga öppet i månader. Ett slutdatum skapar ett naturligt beslut, och ett utgånget dokument kan oftast öppnas igen med ett nytt datum.
• Tänk på helger och semestrar. En påminnelse som landar på en lördag i juli gör sällan nytta. Skicka hellre färre och bättre tajmade.

Gäller det förnyelser är det minst lika viktigt att påminna dig själv i god tid innan avtalet löper ut. Det går vi igenom i vår tekniska checklista för avtalspåminnelser i CRM.

Skriv påminnelser som blir lästa

Standardtexten i många signeringstjänster är kort och neutral. Det är okej, men en personlig rad gör stor skillnad. Mottagaren ska förstå tre saker på fem sekunder: vad dokumentet gäller, vad som händer när det är signerat och hur lång tid det tar.

Ett exempel på en påminnelse som fungerar:

Hej Anna! Avtalet för supporttjänsten väntar fortfarande på din signatur. När det är klart kan vi starta onboardingen redan nästa vecka. Det tar ungefär en minut med BankID. Hör av dig om något i avtalet behöver justeras.

Det här gör texten bra:

• Den nämner dokumentet vid namn, inte bara "ett dokument".
• Den kopplar signaturen till något kunden vill ha, här en snabb start.
• Den sänker tröskeln genom att säga hur snabbt det går.
• Den öppnar för dialog. Ibland signerar kunden inte för att något i avtalet känns fel, och då vill du veta det.

Undvik versaler, utropstecken och formuleringar som "sista chansen" när det inte stämmer. Låt också tonen skifta lite över tid. Den första påminnelsen kan vara en vänlig knuff och den sista kan tydligt nämna slutdatumet.

Följ statusen och se vem som saknas

Påminnelser blir mycket mer träffsäkra när du samtidigt ser var dokumentet befinner sig. De flesta tjänster visar åtminstone dessa lägen för varje undertecknare:

• Skickat: inbjudan har gått ut.
• Öppnat: mottagaren har tittat på dokumentet.
• Signerat: personen är klar.
• Avböjt eller studsat: något har gått fel och behöver åtgärdas.

Statusen säger mycket om vad du ska göra härnäst. Har kunden inte ens öppnat mejlet är problemet troligen att det inte har nått fram, eller att det har hamnat i skräpposten. Har kunden öppnat dokumentet flera gånger utan att signera finns det ofta en fråga eller en invändning. Då gör ett samtal mer än ännu en automatisk påminnelse.

Statusen och historiken är dessutom en del av bevisningen om avtalet någon gång ifrågasätts. Läs mer om vad loggen ska innehålla i vår genomgång av revisionsspår för e-signatur.

När påminnelserna inte räcker

Ibland har alla påminnelser gått ut och dokumentet står ändå still. Gå då igenom stegen i den här ordningen:

1. Kontrollera adressen. Har mejlet studsat rättar du e-postadressen och skickar om. Det är den vanligaste och enklaste orsaken.
2. Kontrollera mottagaren. Är det rätt person som ska skriva under? Om firmatecknaren är någon annan lägger du till eller byter undertecknare.
3. Skicka en manuell påminnelse. En påminnelse som du själv skickar, med en personlig rad, märks mer än en automatisk.
4. Ring. Ett kort samtal reder ut det mesta. Fråga rakt ut om något i avtalet behöver ändras.
5. Öppna dokumentet igen med nytt slutdatum. Har deadline passerat kan du oftast återaktivera dokumentet och ge det en ny tidsgräns, i stället för att börja om från början.
6. Skicka en ny version om villkoren ändras. Förhandlar ni om något drar du tillbaka det gamla dokumentet och skickar ett nytt. Håll ordning på vilken version som gäller. Mer om det i vår guide till versionshantering av avtal.

Steg fyra är där mycket tid brukar gå förlorad. Säljaren letar upp numret, hittar inte det senaste mejlet och vet inte vad kunden redan har fått. Har du samtalet, avtalet och kundkortet på samma ställe tar det ett par minuter i stället.

Fristående signeringstjänst eller e-signering i ditt CRM

Det finns två vanliga sätt att arbeta. Antingen använder du en fristående signeringstjänst och kopierar sedan in resultatet i dina andra system. Eller så skickar du avtalet direkt från ditt CRM, där kunden, affären och historiken redan finns.

En fristående tjänst fungerar bra om du skickar några enstaka avtal i månaden. Men när avtalen är en del av säljprocessen blir glappet mellan systemen det som kostar mest. Hur ett helt flöde kan se ut beskriver vi i e-signering i CRM. Använder ni redan Scrive med BankID kan du läsa hur ni signerar avtal utan att byta system.

Giltighet och GDPR när påminnelserna går automatiskt

Att påminnelserna skickas av ett system påverkar inte om avtalet blir giltigt. Det som spelar roll är själva underskriften och vad lagen kräver för just den typen av avtal.

Enligt EU:s eIDAS-förordning får en elektronisk underskrift inte nekas rättslig verkan enbart för att den är elektronisk. Myndigheten för digital förvaltning beskriver att en e-underskrift kan användas för juridiskt bindande rättshandlingar, och att en avancerad underskrift ska vara unikt knuten till undertecknaren och kopplad till dokumentet så att ändringar kan upptäckas. Digg råder också dig att välja lösning efter hur hög säkerhet du behöver och vad mottagaren kräver, och att ta en dialog med mottagaren om du är osäker.

För vanliga B2B-avtal räcker det ofta långt. Men vissa avtal har särskilda formkrav. Ett exempel är köp av fast egendom, som enligt svensk lag ska göras skriftligen på papper. Är du osäker på om ett visst avtal kan signeras digitalt bör du fråga en affärsjurist innan du skickar det. Vi reder ut BankID-delen i är e-signering med BankID juridiskt bindande.

Påminnelserna innehåller personuppgifter: namn, e-postadress och ibland telefonnummer. Enligt Integritetsskyddsmyndighetens utbildningsmaterial om GDPR ska den personuppgiftsansvariga vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder, till exempel kryptering och behörighetsstyrning, utifrån en riskanalys av behandlingen. I praktiken betyder det att du:

• bara skickar dokumentet till de personer som behöver det,
• begränsar vem i teamet som kan se och skicka avtal,
• väljer en lösning med krypterad överföring och lagring,
• har ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören.

Säkerheten gäller hela dokumentflödet, inte bara själva underskriften. En bra översikt över vad som krävs är beskrivningen av säkerhet i dokumentautomation, där behörigheter, granskning och regelefterlevnad hänger ihop. Samma grundtanke gäller länkarna i dina påminnelsemejl: de ska leda till sidor med SSL-kryptering för säkra webbplatser. Vill du gå djupare in på kraven för ditt eget system har vi samlat sex frågor för ett GDPR-kompatibelt CRM och en guide till kryptering i CRM.

Så ser vi på påminnelser och e-signering

Vi har byggt Notyfile som säljare, för säljare. Och om det är något vi har lärt oss är det att en affär sällan går förlorad i förhandlingen. Den går förlorad i tystnaden efter att avtalet har skickats.

Därför ser vi inte påminnelser som en liten inställning i en signeringstjänst. De är en del av säljprocessen. När e-signeringen ligger i samma system som offerten, kundkortet och affären ser du direkt vilka avtal som väntar, vem som har öppnat och vem som behöver ett samtal. Du slipper leta efter nålar i en höstack av mejltrådar och flikar.

Vårt råd är enkelt: låt systemet sköta de repetitiva påminnelserna och lägg din egen tid på de kunder som har öppnat avtalet men tvekar. Där gör ett samtal mest nytta. Med vår AI-assistent Naia, som analyserar affärsmöjligheter och ger rekommendationer, blir det lättare att se var den insatsen lönar sig mest. Det är så vi vill att ett CRM ska fungera: färre saker att komma ihåg, mer tid för kunderna.

— Joakim

Samla avtal, signering och uppföljning i Notyfile

I Notyfile är e-signering en egen modul tillsammans med offertgenerering, order- och avtalsadministration, inbyggd dialer och marknadsautomation. Du skapar offerten, skickar avtalet för signering och ringer kunden från samma kundkort. Notyfile integrerar med bland annat Scrive, Fortnox och Microsoft 365, och plattformen är byggd med fokus på säkerhet och GDPR.

Se hur modulen för avtalshantering i Notyfile fungerar. Planerna ESSENTIAL, AMBITION, VÄXA och MASTER kostar 149 kr, 299 kr, 599 kr respektive 749 kr per användare och månad. På prissidan jämför du planerna och ser vad som ingår i varje nivå.

Vanliga frågor om påminnelser vid e-signering

Är en digital signering giltig?

Ja, en elektronisk underskrift får inte nekas rättslig verkan bara för att den är elektronisk, och den kan användas för juridiskt bindande avtal. Vissa avtal har dock formkrav, till exempel köp av fast egendom, som kräver papper. Är du osäker på ett visst avtal, fråga en affärsjurist eller mottagaren innan du skickar.

Hur ofta ska jag skicka påminnelser?

För de flesta avtal fungerar en påminnelse var tredje dag med högst fyra eller fem påminnelser per person. Enkla order kan ha en tätare rytm, medan avtal som granskas av jurister behöver längre intervall. Sätt alltid ett slutdatum så att dokumentet inte blir liggande.

Hur signerar jag ett protokoll digitalt?

Du laddar upp eller skapar protokollet i signeringsverktyget, lägger till justerare och ordförande som undertecknare och väljer i vilken ordning de ska signera. Varje person signerar sedan via länken, ofta med BankID. Automatiska påminnelser hjälper när en justerare dröjer.

Kan man signera på mobilen?

Ja. Mottagaren öppnar länken i mejlet eller sms:et på mobilen, läser dokumentet och signerar, till exempel med Mobilt BankID. Det tar oftast bara någon minut, och det är värt att skriva det i påminnelsen för att sänka tröskeln.

Vad gör jag om kunden aldrig signerar?

Kontrollera först att mejlet har nått fram och att det är rätt person som ska signera. Ring sedan kunden och fråga om något i avtalet behöver ändras. Har slutdatumet passerat kan du ofta öppna dokumentet igen med en ny deadline.

Källor

• Regulation (EU) No 910/2014 (eIDAS), EUR-Lex
• E-underskrift, Myndigheten för digital förvaltning (Digg)
• Grundkurs i GDPR för privat sektor, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Rekommendationer

• Bankid e-signering avtal: är det juridiskt bindande?
• E-signering i CRM: så automatiserar du avtalsflödet
• Scrive och BankID i ditt CRM: signera avtal utan att byta system
• Teknisk checklista: avtalspåminnelser i CRM med Notyfile