Scrive och BankID i ditt CRM: signera avtal utan att byta system

Med Scrive och BankID kopplat till ditt CRM skickar du offerten, kunden signerar med BankID i mobilen och affären markeras som vunnen. Ingen behöver ladda ner, mejla eller skanna en enda PDF. Den här guiden visar hur flödet fungerar och vad som gäller juridiskt i Sverige. Du får också veta vilka fallgropar du ska undvika och vad du ska kräva av ett CRM för att få ut mest av Scrive.

TL;DR

• En underskrift med BankID räknas som en avancerad elektronisk underskrift enligt eIDAS. Den håller för de allra flesta B2B-avtal i Sverige.
• För högriskavtal finns numera kvalificerad elektronisk signatur (QES) med BankID via Scrive, sedan Scrive blev godkänd QTSP i februari 2025.
• Den stora vinsten sitter inte i själva signaturen utan i det som händer efteråt: status, avtalsvärde och faktureringsunderlag ska uppdateras automatiskt.
• Det bästa CRM:et för Scrive är det där offert, avtal, order och ekonomisystem hänger ihop i ett flöde. Antalet knappar spelar mindre roll.
• I Notyfile får du offertgenerering, e-signering, order- och avtalsadministration och integrationer med Scrive och Fortnox i samma plattform.

Innehållsförteckning

• Varför BankID-signering hör hemma i CRM:et
• Vad som gäller juridiskt i Sverige
• Så fungerar flödet steg för steg
• Efter signaturen: där de flesta tappar tid
• Vad du ska kräva av ett CRM med Scrive
• Så ser det ut i Notyfile
• Vårt perspektiv: signaturen är inte målet
• Vanliga frågor
• Källor

Varför BankID-signering hör hemma i CRM:et

De flesta säljteam tappar inte affärer för att kunden säger nej. De tappar dem i glappet mellan "ja" och signerat avtal. Offerten ligger i en mapp, avtalet i ett annat verktyg, och påminnelsen om att följa upp finns bara i någons huvud.

När signeringen sker direkt från CRM:et försvinner det glappet. Du skapar avtalet från affärsmöjligheten, kundens uppgifter fylls i automatiskt och dokumentet går iväg för signering med ett klick. Kunden öppnar länken, legitimerar sig med BankID och är klar på någon minut.

Hastigheten är ingen detalj. Enligt BankIDs kundcase om Scrive tar en digital kundonboarding i Sverige några minuter tack vare e-legitimationen. I länder som saknar motsvarande infrastruktur kan samma process dra ut i veckor. Den fördelen vill du ha i hela säljprocessen, inte bara i en separat signeringsportal.

Tre saker blir bättre när BankID-signeringen ligger i CRM:et:

• Du ser var varje avtal står. Skickat, öppnat, signerat eller fastnat. Ingen behöver fråga runt.
• Du slipper dubbelarbete. Kunddata, belopp och avtalstid skrivs in en gång.
• Du får en komplett historik. Det signerade dokumentet sparas på kundkortet, tillsammans med mejl, samtal och möten.

Vad som gäller juridiskt i Sverige

Det första många frågar är om en BankID-signatur verkligen håller. Kort svar: ja, för nästan alla avtal du skriver som företag.

BankID ges ut av bankerna och uppfyller kraven för Svensk e-legitimation på tillitsnivå 3, som Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) ansvarar för. En underskrift med BankID räknas som en avancerad elektronisk underskrift (AES) enligt EU:s eIDAS-förordning. Signaturen är kopplad till undertecknarens personnummer och låst till dokumentets innehåll. Ändras en enda rad efteråt syns det.

Det finns undantag. Enligt samma källa kräver till exempel köp av fast egendom enligt 4 kap. 1 § jordabalken fortfarande en underskrift på papper. Säljer du inom fastighet, eller skriver du avtal där lagen ställer formkrav? Stäm då av med en jurist innan du går över till digital signering för just den avtalstypen.

AES eller QES: vilken nivå behöver du?

I februari 2025 blev Scrive godkänd som kvalificerad tillhandahållare av betrodda tjänster (QTSP) och lanserade kvalificerade elektroniska signaturer med svenskt BankID. QES är den högsta nivån inom EU och har samma rättsverkan som en handskriven underskrift i alla medlemsländer.

För ett typiskt säljteam i Sverige räcker AES med BankID långt. Arbetar du i en reglerad bransch, eller med kunder i andra EU-länder där avtalet kan prövas, är det värt att kontrollera om QES krävs. Fråga er jurist eller compliance-ansvarig vilken nivå era avtal behöver. Välj sedan en lösning som klarar båda.

Arkivering: tänk på det redan från start

En BankID-signatur skapar ett bevispaket med tidsstämpel och certifikatdata. Paketet är bara värt något om du kan visa upp det senare. Avtal som räknas som räkenskapsinformation ska sparas i sju år enligt bokföringslagen, enligt BankIDs genomgång av regelverket. Se därför till att det signerade originalet sparas automatiskt i CRM:et eller i ett arkiv som CRM:et pekar på. En kopia räcker inte. Osäker på vad som räknas som räkenskapsinformation i din verksamhet? Ta det med din revisor.

Så fungerar flödet steg för steg

Så här ser ett väl uppsatt flöde ut när Scrive och BankID är kopplade till CRM:et:

1. Affärsmöjligheten skapas. Säljaren registrerar kunden, kontaktpersonen och affärens värde i CRM:et.
2. Offerten genereras. Produkter, priser och villkor hämtas från CRM:et till en offertmall. Ingen manuell kopiering.
3. Kunden accepterar och avtalet skapas. Offerten blir ett avtal med samma uppgifter, redo för signering.
4. Dokumentet skickas för signering. Du väljer signeringsparter, ordning och metod, till exempel svenskt BankID. Scrive erbjuder svenskt BankID både via eID Hub och via e-signeringstjänsten eSign.
5. Kunden signerar med BankID. Kunden öppnar länken, läser avtalet och signerar i BankID-appen.
6. Status uppdateras i CRM:et. Affären flyttas till vunnen, avtalet sparas på kundkortet och ansvarig säljare får en notis.
7. Nästa steg startar av sig själv. En order skapas, faktureringsunderlaget går till ekonomisystemet och projekt eller onboarding drar i gång.

Steg 1 till 5 klarar de flesta lösningar. Det är steg 6 och 7 som skiljer ett smidigt flöde från ett halvbra.

Efter signaturen: där de flesta tappar tid

En vanlig fallgrop är att integrationen bara skickar ut avtalet. Signeringen blir digital, men sedan sitter någon och för över avtalsvärdet för hand, skapar ordern manuellt och mejlar ekonomi om att det är dags att fakturera.

Det är där pengarna läcker. Varje manuellt steg är en risk för fel belopp, en glömd faktura eller en kund som får vänta på leveransen.

Ett bra flöde löser det så här:

• Signeringen triggar en händelse. När Scrive meddelar att dokumentet är signerat uppdateras affären automatiskt.
• Avtalsdata flyttas vidare. Avtalsvärde, startdatum och löptid hamnar i order- och avtalsmodulen.
• Ekonomisystemet får underlaget. Med en koppling till exempelvis Fortnox slipper du skriva in samma kund och samma belopp en gång till.
• Påminnelser läggs in. Förnyelsedatum och uppsägningstid registreras så att ingen avtalsförnyelse missas.

Se det som hela vägen från offert till betalning. Signaturen är bara ett stopp på vägen.

Vad du ska kräva av ett CRM med Scrive

När du letar efter det bästa CRM:et med Scrive handlar det mindre om själva kopplingen och mer om hur väl CRM:et tar hand om allt runt omkring. Här är kriterierna vi tycker att du ska väga in.

Fem frågor att ställa innan du väljer

1. Skapas avtalet från affären, eller måste du ladda upp en PDF? Dokument som byggs från CRM-data blir rätt från början.
2. Uppdateras status automatiskt efter signering? Om svaret är "ja, om du klickar på synka" är det inte automatiskt.
3. Hänger offert, avtal och order ihop? Annars har du i praktiken tre system i ett.
4. Finns det en koppling till ditt ekonomisystem? Fortnox är vanligt bland svenska små och medelstora företag.
5. Var lagras data, och hur hanteras GDPR? Avtal innehåller personuppgifter. Leverantören ska kunna visa hur de skyddas.

Tre vanliga upplägg jämförda

För de flesta småföretag och säljteam är det tredje upplägget enklast i längden. Du lär dig ett system, alla ser samma information och det finns färre kopplingar som kan gå sönder.

Så ser det ut i Notyfile

Notyfile är byggt av säljare för säljare, och e-signering är en av modulerna som gör det till mer än ett kundregister. Tillsammans täcker de här modulerna flödet från första kontakt till signerat avtal:

• Kundhantering. All kunddata samlad på ett ställe, så att du slipper leta efter nålar i en höstack.
• Prospekt- och försäljningsstöd. Följ varje affärsmöjlighet genom pipelinen.
• Offertgenerering. Skapa offerter direkt från affären.
• E-signering. Skicka avtal och offerter för digital signering.
• Order- och avtalsadministration. Håll koll på avtal, värden och förnyelser.
• Integrationer. Notyfile integrerar bland annat med Scrive, Fortnox, Microsoft 365 och Zapier.
• Projektledning och supportärenden. Leveransen och supporten fortsätter i samma system när avtalet är klart.
• Inbyggd dialer och marknadsautomation. Ring och följ upp utan att byta verktyg.

Sedan har du Naia, AI-assistenten i Notyfile. Naia analyserar affärsmöjligheter, sammanfattar möten och ger rekommendationer om vad du bör göra härnäst. Ligger ett avtal ute för signering medan affären står still, är det precis den typen av signal du vill se på skärmen.

Allt detta får du med svensk support och med fokus på säkerhet och GDPR. Det spelar roll när dina avtal innehåller kunders personuppgifter.

Vad det kostar

Notyfile prissätts per användare och månad. Alla planer finns på notyfile.com/pris:

Behöver ni en skräddarsydd lösning eller särskilda integrationer finns det också, med pris efter behov. Kontrollera på prissidan vilken plan som innehåller de moduler du behöver. Tänk också på att Scrive har ett eget abonnemang. Kolla hos Scrive vilken nivå som inkluderar BankID och om det tillkommer avgifter per signering eller per sms, så att du räknar på hela kostnaden.

Vill du se hur offert, e-signering och avtal hänger ihop i praktiken? Jämför planerna och kom i gång med Notyfile. Vi hjälper dig att sätta upp flödet. Vi gör det tillsammans!

Vårt perspektiv: signaturen är inte målet

Vi möter ofta företag som har digitaliserat signeringen men inte säljprocessen. De har BankID och ett e-signeringsverktyg, och ändå sitter säljarna och jagar status i mejlkorgen. Problemet är inte tekniken. Problemet är att avtalet lever sitt eget liv utanför CRM:et.

Vår erfarenhet är att den verkliga skillnaden kommer när avtalet blir en naturlig del av affären. Offerten byggs av samma data som affären, signaturen flyttar automatiskt affären framåt och ekonomi får sitt underlag utan att någon behöver be om det. Då blir BankID-signeringen ingen extra rutin. Den bara händer.

Därför har vi byggt Notyfile som moduler som hänger ihop, i stället för separata verktyg som måste fås att prata med varandra. Börja enkelt: koppla e-signeringen till din offert- och avtalsmodul och lägg till automationer när flödet sitter. Du behöver inte alla funktioner från dag ett. Det viktiga är att varje avtal hamnar på rätt ställe, varje gång.

— Joakim

Vanliga frågor

Hur signerar man ett dokument med BankID?

Du får en länk till dokumentet via mejl eller sms, öppnar den och läser igenom avtalet. Sedan väljer du att signera med BankID och bekräftar i BankID-appen på mobilen eller datorn. Signaturen kopplas till ditt personnummer och dokumentet låses.

Är ett avtal som signerats med BankID juridiskt bindande?

Ja, för de allra flesta avtal. En BankID-underskrift räknas som en avancerad elektronisk underskrift enligt eIDAS. Undantag finns där lagen kräver papper, till exempel vid köp av fast egendom. Är du osäker bör du fråga en jurist.

Vad är skillnaden mellan AES och QES?

AES, avancerad elektronisk underskrift, identifierar undertecknaren och låser dokumentet. Den räcker för de flesta B2B-avtal. QES, kvalificerad elektronisk signatur, är den högsta nivån inom EU och likställs med en handskriven underskrift. Scrive erbjuder båda med svenskt BankID.

Vilket CRM fungerar bäst med Scrive?

Det CRM som låter avtalet byggas från affären, uppdaterar status automatiskt efter signering och skickar underlaget vidare till ekonomisystemet. Notyfile har offert, e-signering, order- och avtalsadministration och integration med både Scrive och Fortnox i samma plattform. Jämför alltid hur flödet ser ut efter signaturen, inte bara själva kopplingen.

Källor

• BankID: Lagar och regelverk
• Scrive: Kvalificerade elektroniska signaturer med BankID efter QTSP-status
• Scrive: Svenskt BankID i eID Hub och eSign
• BankID: Kundcase om Scrive

Rekommendationer

• CRM som lyfter ditt företag