Flera signerare på samma avtal: så får du alla underskrifter

Du kan låta flera personer signera samma avtal digitalt. Du laddar upp avtalet, lägger till varje signerare med namn och e-post och väljer om alla ska skriva under samtidigt eller i en bestämd ordning. Varje signerare får en egen länk, skriver under, till exempel med BankID, och när den sista har signerat får alla parter samma färdiga dokument. Det är enkelt. Det som ändå krånglar till det är oftast saker runt omkring: fel person på fel plats, en ordning som inte passar affären eller någon som har två roller i samma avtal. Här går vi igenom hela flödet steg för steg, så att du får alla underskrifter på plats direkt.

Kort sagt

• Ett avtal kan ha flera signerare. Var och en får en personlig signeringslänk via e-post och behöver normalt inget eget konto.
• Välj parallell signering när ordningen inte spelar någon roll och sekventiell signering när till exempel kunden ska skriva under innan din vd gör det.
• En underskrift med BankID räknas som en avancerad elektronisk underskrift enligt eIDAS, och den får inte nekas rättslig verkan bara för att den är elektronisk.
• Varje signerare signerar med sitt eget BankID. Har en person flera roller skriver du in det i avtalstexten i stället för att låta personen signera två gånger.
• Följ status löpande, skicka påminnelser och spara det färdiga dokumentet tillsammans med kunddatan.

Innehållsförteckning

• Så skickar du ett avtal till flera signerare
• Parallell eller sekventiell signering?
• Roller: vem ska signera och vem ska bara läsa?
• När samma person har flera roller
• Håller ett digitalt signerat avtal juridiskt?
• Följ status och få avtalet klart
• Vanliga misstag när flera ska signera
• Så ser vi på det
• Avtal och e-signering i samma CRM
• Vanliga frågor
• Källor

Så skickar du ett avtal till flera signerare

Upplägget ser likadant ut i de flesta e-signeringstjänster. Gör så här för att få det rätt från början:

1. Gör klart avtalet först. Låt alla parter läsa ett utkast innan du skickar det för signering. Ändrar någon något efter att signeringen har börjat får du oftast göra om hela flödet.
2. Ladda upp dokumentet. Vanligast är en PDF. Kommer avtalet från en offert eller en mall i ditt CRM sparar du tid och slipper skillnader mellan versionerna.
3. Lägg till signerarna. Ange namn och e-postadress för varje person, och gärna telefonnummer om tjänsten skickar sms-påminnelser. Kontrollera stavningen, för ett fel i e-postadressen räcker för att flödet stannar.
4. Ge varje mottagare rätt roll. Den som ska skriva under får rollen signerare. Den som bara ska läsa eller ha en kopia får en annan roll, så att ingen behöver vänta på en underskrift som aldrig kommer.
5. Välj signeringsmetod. I Sverige är BankID förstahandsvalet för de flesta företag. BankID anger själva att företag kan använda tjänsten för att ingå avtal digitalt med sina kunder.
6. Bestäm ordningen. Parallellt, i turordning eller en blandning av de två. Mer om det i nästa avsnitt.
7. Skriv ett kort följebrev. Några rader om vad avtalet gäller och när du behöver underskriften. Ett personligt meddelande ger snabbare svar än en tom systemnotis.
8. Skicka och följ upp. Varje signerare får sin länk, öppnar avtalet i mobilen eller datorn, granskar det och signerar.

Tips: lägg in ett sista datum för signeringen när affären har en deadline, till exempel en kampanjoffert eller ett projekt med fast startdatum. Då vet alla parter vad som gäller.

Parallell eller sekventiell signering?

När flera ska skriva under är ordningen det viktigaste beslutet. Det finns tre vanliga upplägg:

När ordningen spelar roll

I säljaffärer är det vanligt att låta kunden skriva under först och att den egna firmatecknaren signerar sist. Då behöver ni inte binda er förrän kunden har bestämt sig, och din chef slipper godkänna avtal som sedan blir liggande. Ett annat vanligt fall är när en intern granskare, till exempel ekonomi eller juridik, ska godkänna villkoren innan avtalet går ut till kunden.

När det ska gå snabbt

Handlar det om ett standardavtal där ordningen inte påverkar något, välj parallell signering. Ju färre steg, desto kortare tid från ja till signerat avtal. Det är ofta skillnaden mellan en affär som stängs i dag och en som glider in i nästa månad.

Roller: vem ska signera och vem ska bara läsa?

Ett vanligt fel är att alla som berörs av avtalet läggs till som signerare. Fundera i stället på vilken roll varje person har:

• Signerare är de som binder sin part till avtalet. Det är normalt de som har rätt att företräda företaget i just den frågan.
• Granskare eller godkännare ska läsa och godkänna, men deras underskrift behövs inte för att avtalet ska gälla.
• Kopiemottagare behöver det färdiga avtalet, till exempel ekonomiavdelningen, projektledaren eller kundens inköpare.

Kontrollera vem som har rätt att företräda bolaget innan du lägger till signerarna. Ska firman tecknas av två personer i förening måste båda finnas med som signerare. Är du osäker på vem som får teckna firma hos kunden, fråga din kontaktperson redan i offertskedet. Det sparar en omgång.

Kom också ihåg att en underskrift alltid görs av en fysisk person, även när den personen företräder ett företag. Den som signerar för bolaget använder sitt personliga BankID, och företagets namn och personens roll framgår av avtalet.

När samma person har flera roller

Det händer att en och samma person är både firmatecknare och kontaktperson, eller företräder två bolag i samma koncern. I många e-signeringstjänster kan en person bara signera ett dokument en gång med sitt BankID, även om personen har flera roller i avtalet. Så här löser du det:

• Beskriv rollerna i avtalstexten. Skriv till exempel att Anna Andersson undertecknar både för sig själv som borgensman och för Bolaget AB som firmatecknare. Då räcker en underskrift.
• Dela upp i separata dokument när rollerna behöver hållas isär, till exempel ett huvudavtal och en separat borgensförbindelse.

En sak går aldrig: att låta någon annan signera åt en kollega. BankID är personligt, och att använda någon annans BankID, eller lämna över sitt BankID och sin säkerhetskod så att någon annan kan använda dem, kan räknas som missbruk av urkund och avtalsbrott. Är firmatecknaren på semester får ni vänta, eller låta en annan behörig person signera.

Håller ett digitalt signerat avtal juridiskt?

Ja. Här är grunderna du behöver känna till.

eIDAS och BankID

EU:s eIDAS-förordning gäller i hela EU, och enligt dess artikel 25 får en elektronisk underskrift inte nekas rättslig verkan enbart för att den är elektronisk. BankID beskriver sin underskrift som en avancerad elektronisk underskrift enligt eIDAS. BankID ges ut av bankerna under ett gemensamt regelverk som uppfyller kraven i Svensk e-legitimation, tillitsnivå 3. För vanliga affärsavtal mellan företag är det alltså en stark och etablerad lösning.

De flesta avtal är formfria

I svensk rätt är de flesta avtal formfria. De gäller utan särskild underskrift, ibland till och med muntligt. Det framgår av SKR:s vägledning om digitala underskrifter från 2025. Varför ska man då signera alls? För bevisningens skull. Ett signerat avtal visar vem som har godkänt vad och när, och det är precis det du vill kunna visa om en kund i efterhand ifrågasätter ett pris eller en uppsägningstid.

Undantagen

Vissa handlingar har särskilda krav på skriftlighet eller bevittning. SKR nämner bland annat protokoll från kommunfullmäktige och faderskapsbekräftelser. Myndigheter och offentliga aktörer ska enligt samma vägledning själva bedöma om en viss underskriftslösning uppfyller lagkraven för just den handlingen. Säljer du till kommuner eller regioner, fråga därför den upphandlande organisationen vilken signeringsform de godtar. Gäller avtalet fastigheter, familjerätt eller andra områden med formkrav, kontakta en jurist innan du väljer digital signering.

Följ status och få avtalet klart

När flera ska signera blir uppföljningen viktig. En bra signeringslösning låter dig se i realtid vem som har öppnat avtalet, vem som har signerat och vem du fortfarande väntar på. Så får du flödet att gå i mål:

• Påminn automatiskt, till exempel efter två och fem dagar. De flesta som inte har signerat har bara glömt bort det.
• Ring när det står still. En signerare som har öppnat avtalet men inte skrivit under har ofta en fråga. Ett kort samtal löser mer än tre påminnelser.
• Se till att alla får det färdiga avtalet. När den sista har signerat sätts dokumentet ihop till en färdig PDF med alla underskrifter och en spårbar historik. Den skickas sedan till alla parter.
• Arkivera på rätt plats. Spara avtalet där det hör hemma: på kunden, kopplat till affären och med rätt start- och slutdatum.

Det sista steget glöms ofta bort. SKR betonar att digital signering behöver kopplas till den vanliga dokumenthanteringen för att arkivering och spårbarhet ska fungera. Samma princip gäller i alla branscher, även vid digital signatur i finansieringsprojekt där varje dokument måste kunna visas upp i efterhand. Ett signerat avtal som ligger kvar i någons inkorg är svårt att hitta när det är dags att förnya eller säga upp det.

Vanliga misstag när flera ska signera

De här felen ser vi gång på gång, och alla är lätta att undvika:

• Fel signerare. Kontaktpersonen får inte alltid binda bolaget. Fråga vem som får teckna firma redan när offerten skickas.
• Sekventiell ordning utan anledning. Varje extra steg ger mer väntan. Använd turordning bara när den fyller en funktion.
• Ändringar mitt i flödet. Ska villkoren ändras, stoppa signeringen, uppdatera avtalet och skicka om det. Annars kan parterna ha skrivit under olika versioner.
• Delade e-postadresser. Ett avtal som skickas till info@ hamnar ofta hos fel person. Använd personliga adresser.
• Ingen koppling till affären. Om avtalet ligger i ett separat verktyg vet inte säljaren, projektledaren och ekonomi när det är signerat. Det är här digitalisering av affärsprocesser ger mest: när offert, avtal och uppföljning hänger ihop slipper ni dubbelarbetet.
• Ingen plan för förnyelse. Lägg in slutdatum och uppsägningstid direkt när avtalet är signerat, så att du får en påminnelse i god tid.

Så ser vi på det

Vi som har byggt Notyfile är säljare. Vi vet hur det känns när kunden har sagt ja och avtalet ändå blir liggande i flera dagar för att en signerare inte har sett mejlet, eller för att ingen vet vilken version som gäller.

Därför ser vi inte signering som ett eget steg i ett eget verktyg. Den är en del av kundresan. Offerten, avtalet, underskrifterna och uppföljningen ska ligga på samma ställe som allt annat du vet om kunden. Då ser hela teamet direkt när en affär är klar, och ingen behöver leta efter en nål i en höstack av mejltrådar och mappar.

När flera ska signera blir det ännu viktigare. Ju fler parter, desto fler ställen där flödet kan stanna. Med allt samlat ser du vem du väntar på, kan agera direkt och kan låta automatiken sköta resten. Det är så du frigör tid för att göra fler affärer i stället för att administrera dem. Vi gör det tillsammans!

Joakim

Avtal och e-signering i samma CRM

I Notyfile hänger offert, avtal och e-signering ihop med kundkortet. Du skapar offerten, gör om den till ett avtal och skickar det för signering utan att byta system. Med modulen för avtalshantering har du sedan koll på alla avtal, med datum och status kopplade till rätt kund. Vår AI-assistent Naia analyserar affärsmöjligheter och ger rekommendationer, så att du vet vilka affärer du ska prioritera.

Notyfile integrerar med bland annat Fortnox, Microsoft 365 och Zapier, och plattformen är byggd med fokus på säkerhet och GDPR. Se alla moduler under Notyfiles lösningar, till exempel prospektvy, marknadsautomation, projektledning och ärendehantering. Planerna kostar 149 kr (ESSENTIAL), 299 kr (AMBITION), 599 kr (VÄXA) och 749 kr (MASTER) per användare och månad. För större organisationer tar vi fram skräddarsydda lösningar och integrationer. Jämför planerna på prissidan.

Vanliga frågor

Kan flera personer signera samma avtal med BankID?

Ja. Du lägger till varje signerare med namn och e-post, och var och en signerar med sitt eget BankID via en personlig länk. När alla har signerat får samtliga parter det färdiga avtalet.

Måste alla signera samtidigt?

Nej. Med parallell signering skriver alla under när det passar dem, i valfri ordning. Med sekventiell signering får varje person sin inbjudan först när den föregående har signerat. Välj turordning bara när den behövs.

Kan samma person signera två gånger i olika roller?

I många tjänster kan en person bara signera ett dokument en gång med sitt BankID. Skriv därför in personens alla roller i avtalstexten, eller dela upp avtalet i separata dokument om rollerna måste hållas isär.

Måste ett skriftligt avtal vara signerat för att gälla?

De flesta avtal i Sverige är formfria och gäller utan underskrift. Underskriften är ändå viktig som bevis på vem som har godkänt vad och när. Vissa handlingar har särskilda formkrav, och där bör du rådfråga en jurist.

Vad händer om en signerare inte skriver under?

Avtalet blir inte fullständigt signerat förrän alla signerare har skrivit under. Skicka en påminnelse, ring personen och fråga om det finns oklarheter. Ska villkoren ändras, stoppa flödet och skicka ut en ny version.

Källor

• BankID – Lagar och regelverk
• BankID – Om tjänsten för företag
• SKR – Vägledning: Digitala underskrifter (2025)

Rekommendationer

• Påminnelser vid e-signering: så får du avtalen signerade
• Bankid e-signering avtal: är det juridiskt bindande?
• Avtalsarkiv i CRM: samla alla kundavtal där affären sker