Synka kundregistret med Fortnox: så gör du rätt från start

Att synka kundregistret med Fortnox betyder att ditt CRM och ditt ekonomisystem delar samma kunduppgifter automatiskt, så att en ny kund eller en ändrad adress bara behöver läggas in på ett ställe. För att komma igång behöver du ett Fortnox-konto, en integrationslicens och ett system som har en färdig Fortnox-koppling. Det viktigaste beslutet tar du ändå innan du klickar på något: vilket system som äger vilken uppgift. Tar du det beslutet först blir synken en tidsbesparing. Hoppar du över det får du dubbletter och uppgifter som skrivs över. Här går vi igenom hela vägen, steg för steg.

Kort sagt

• En synk kopplar ihop Fortnox med ditt CRM så att kunddata förs över automatiskt och du slipper dubbelarbete.
• Du behöver vara Fortnox-kund, ha en integrationslicens och aktivera kopplingen via Fortnox integrationssida.
• Bestäm vilket system som är master för varje datatyp, till exempel kontaktpersoner i CRM:et och fakturauppgifter i Fortnox.
• Städa registret innan första synken. Finns kunder i båda systemen är risken för dubbletter störst just då.
• Kunddata är personuppgifter. Ha ett personuppgiftsbiträdesavtal med varje leverantör som hanterar dem.

Innehållsförteckning

• Vad en synk faktiskt gör
• Det här behöver vara på plats innan du kopplar
• Välj riktning: vem äger vilken uppgift?
• Så kopplar du ditt CRM till Fortnox, steg för steg
• Vilka uppgifter synkas och vad händer vid ändringar?
• Dubbletter, felsynkar och andra vanliga problem
• Export till Excel eller löpande synk?
• Kunddata och GDPR
• Så ser vi på saken
• Ett CRM som pratar med Fortnox
• Vanliga frågor
• Källor

Vad en synk faktiskt gör

En integration kopplar ihop Fortnox med ett annat system, antingen ett försystem som ditt CRM eller ett eftersystem. Enligt Fortnox egen integrationssida förs information över mellan systemen så att dubbelarbetet minskar. I praktiken betyder det att säljaren registrerar kunden i CRM:et när affären stängs, och att kunden sedan finns i Fortnox när ekonomi ska fakturera. Ingen kopierar organisationsnummer mellan två fönster.

Skillnaden mot en vanlig import är att synken är löpande. En import är en ögonblicksbild: du flyttar ett register en gång. En synk håller registren i takt hela tiden, så att en ändrad e-postadress för fakturor eller ett nytt telefonnummer hamnar rätt i båda systemen.

När behöver du en synk?

De flesta företag märker behovet när de börjar lita mindre på sina siffror. Vanliga tecken:

• Samma kund finns med olika uppgifter i CRM:et och i Fortnox, och ingen vet vilken version som stämmer.
• Fakturor går till fel adress för att säljaren uppdaterade kontaktuppgifterna i CRM:et men inte i ekonomisystemet.
• Manuella överföringar tar tid varje vecka, och tiden växer med antalet kunder.
• Rapporterna går inte ihop, eftersom försäljningen i CRM:et och intäkterna i Fortnox räknas på olika kundlistor.

Känner du igen två av dem är det dags. Ju fler kunder du har, desto dyrare blir det att vänta.

Det här behöver vara på plats innan du kopplar

Fortnox har tydliga grundkrav. Du behöver vara Fortnox-kund och skaffa en integrationslicens, och sedan aktiverar du det andra systemet via integrationssidan i Fortnox och följer guiden där. Själva tekniken bygger på Fortnox öppna API, som låter godkända system hämta och skicka information. Allt detta beskrivs på Fortnox sida om integrationer.

Utöver licensen lönar det sig att förbereda tre saker:

1. Rätt behörighet. Den som aktiverar kopplingen behöver ha behörighet till kundregistret i Fortnox. Saknas den kan kunder tyst utebli från synken.
2. Ett städat register. Sök efter dubbletter, inaktiva kunder och kunder som saknar organisationsnummer. Det är mycket enklare att rätta en lista innan synken än att rätta två listor efteråt.
3. En ansvarig person. Utse någon som äger integrationen och följer upp de första veckorna. Det kan vara ekonomichefen, säljchefen eller den som sköter era system.

Välj riktning: vem äger vilken uppgift?

Här avgörs om synken blir en vän eller ett problem. En integration kan vara enkelriktad, till exempel från CRM till Fortnox, eller dubbelriktad, där ändringar i båda systemen förs över åt båda hållen. Det finns inget rätt svar för alla, men det finns en princip som fungerar: varje datatyp har ett system som är master. Det systemet bestämmer, och det andra följer.

Utan ett sådant beslut kan en korrekt uppgift i det ena systemet skrivas över av en gammal uppgift i det andra. Det är det vanligaste felet vi ser.

Så här brukar ansvaret fördelas hos företag som säljer B2B:

Tabellen är en startpunkt. Det viktiga är att ni skriver ner er egen version och att både sälj och ekonomi har sagt ja till den.

Enkelriktad eller dubbelriktad?

Enkelriktad synk passar när säljet alltid börjar i CRM:et och ekonomi aldrig lägger upp kunder själva. Den är enkel att förstå och svår att göra fel med.

Dubbelriktad synk passar när båda avdelningarna arbetar i kundregistret. Ekonomi rättar en fakturaadress i Fortnox, säljaren ser den direkt i CRM:et. Kräver mer disciplin, men ger ett register som alla kan lita på.

Så kopplar du ditt CRM till Fortnox, steg för steg

Exakt hur menyerna ser ut beror på vilket CRM du använder, men ordningen är i stort sett densamma:

1. Skaffa integrationslicensen i Fortnox om du inte redan har den.
2. Exportera en säkerhetskopia av kundregistret i Fortnox. Mer om hur längre ner.
3. Städa och slå ihop dubbletter i båda systemen innan något kopplas.
4. Starta kopplingen från ditt CRM och godkänn den via integrationssidan och guiden i Fortnox.
5. Välj synkriktning och fält, utifrån beslutet om master som ni redan har tagit.
6. Testa med några kunder. Skapa en testkund i CRM:et, ändra ett telefonnummer i Fortnox och kontrollera att allt hamnar rätt.
7. Kör den första fullständiga synken och kontrollera antalet kunder i båda systemen efteråt.
8. Följ upp efter en vecka. Leta efter dubbletter, tomma fält och kunder som saknas.

Testa alltid i liten skala först. Det tar en kvart och kan spara dagar av rättningsarbete.

Vilka uppgifter synkas och vad händer vid ändringar?

De uppgifter som oftast synkas mellan ett verksamhetssystem och Fortnox är:

• kundnummer
• kundnamn
• organisationsnummer
• adress och fakturaadress
• telefonnummer
• e-postadress för fakturor
• kontaktperson

Många integrationer har också inställningar för hur ändringar ska hanteras. En vanlig variant är att uppdaterade kunder synkas, vilket betyder att kundens fält skrivs över i det andra systemet när kunden ändras. En annan är att vissa uppdateringar ignoreras, så att en ändring i det ena systemet inte sprids vidare. Det är just här beslutet om master blir konkret: fält som Fortnox äger ska inte kunna skrivas över från CRM:et, och tvärtom.

Nya kunder

Bestäm var nya kunder får skapas. Om både säljare och ekonomi kan lägga upp kunder behöver ni en regel för att söka på organisationsnummer först, annars uppstår dubbletter snabbt. Den enklaste regeln: nya kunder skapas i CRM:et och får sitt kundnummer från Fortnox.

Ändringar i befintliga kunder

Vid dubbelriktad synk gäller i regel att den senaste ändringen vinner. Det fungerar bra så länge ingen sitter med gamla uppgifter. Därför är det klokt att låsa känsliga fält, som organisationsnummer och betalningsvillkor, så att de bara kan ändras i ett system.

Dubbletter, felsynkar och andra vanliga problem

De flesta problem uppstår vid den första kopplingen, när båda systemen redan har kunder. Vissa integrationer avbryter då importen helt eftersom de inte kan slå ihop två register automatiskt. Andra skapar dubbletter. Båda utfallen undviks på samma sätt: bestäm vilket register som är utgångspunkt, och töm eller stäm av det andra innan du kopplar.

Här är en snabb felsökningslista när en kund inte dyker upp där den ska:

Ett tips som gör stor skillnad: matcha alltid kunder på organisationsnummer eller Fortnox-kundnummer, aldrig på namn. "AB Bygg" och "AB Bygg i Norr" är två olika kunder, och ett system som matchar på namn vet inte det.

Export till Excel eller löpande synk?

Att exportera kundregistret till Excel är fortfarande användbart, men det löser ett annat problem än en synk. I Fortnox exporterar du registret via Rapporter och Kundregister, enligt Fortnox guide för import av kundregister. Filen kan du öppna i Excel, komplettera och sedan importera tillbaka.

Vår rekommendation är att använda båda: exportera en kopia innan du kopplar, och låt sedan synken sköta vardagen.

Kunddata och GDPR

Ett kundregister i B2B innehåller nästan alltid personuppgifter: namn på kontaktpersoner, direktnummer och e-postadresser. När uppgifterna flyttas mellan system gäller samma krav som när de ligger still.

Tänk på det här när du sätter upp synken:

• PUB-avtal med varje leverantör. Varje system eller automationsverktyg som behandlar kunddata åt dig är personuppgiftsbiträde, och ni behöver ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal. Det gäller även kopplingsverktyg som ligger mellan CRM:et och Fortnox.
• Synka bara det som behövs. Om ekonomi inte behöver kontaktpersonens mobilnummer behöver det inte följa med till Fortnox.
• Krypterad överföring. Fråga leverantören hur data skyddas på vägen och var den lagras.
• Begränsa behörigheter. Integrationsanvändaren ska ha den behörighet den behöver, inte mer.

Dataskydd är inte bara en IT-fråga. Den här genomgången av GDPR som ledningsansvar förklarar varför ansvaret i slutändan ligger på företagsledningen. Är du osäker på om era avtal räcker, ta frågan till den som är dataskyddsansvarig hos er eller till en jurist med inriktning på dataskydd innan synken går live.

Så ser vi på saken

Vi har byggt Notyfile av säljare för säljare, och vi har sett samma mönster om och om igen. Säljteamet har kunden i ett system, ekonomi har den i ett annat, och någon lägger varje vecka timmar på att få dem att stämma. Det är som att leta efter nålar i en höstack, fast höstacken växer varje dag.

Vår erfarenhet är att tekniken sällan är det svåra. Det svåra är att sälj och ekonomi sätter sig ner tillsammans och bestämmer vem som äger vad. När det är gjort blir synken nästan självgående. Därför börjar vi alltid där med våra kunder: vilka fält ska CRM:et styra, vilka ska Fortnox styra, och var ska nya kunder födas?

Vi tror också att ett CRM ska hålla ihop hela kundresan och inte bara vara ännu en lista. När offerten, avtalet, ordern och fakturaunderlaget utgår från samma kundpost försvinner de flesta skälen till att uppgifter glider isär. Det är mindre dubbelarbete, färre fel och mer tid för det som faktiskt driver affären framåt. Det gör vi tillsammans!

— Joakim

Ett CRM som pratar med Fortnox

Notyfile integrerar med Fortnox, och även med Scrive, Microsoft 365 och Zapier, så att dina kunduppgifter hänger ihop från första kontakt till faktura. Plattformen är byggd av moduler som du kombinerar efter behov.

Modulerna i Notyfile täcker hela kundresan:

• Kundhantering som samlar alla kunder och kontakter på ett ställe.
• Prospekt- och försäljningsstöd för att driva affärer från första samtal till avslut.
• Offertgenerering och e-signering så att affären kan stängas utan utskrifter.
• Order- och avtalsadministration som ger ekonomi rätt underlag.
• Projektledning för leveransen efter affären.
• Inbyggd dialer för säljare som ringer mycket.
• Marknadsautomation för kampanjer som rullar av sig själva.
• Support och ärendehantering så att kundens frågor inte hamnar i någons privata inkorg.

Ovanpå allt finns AI-assistenten Naia, som analyserar affärsmöjligheter, sammanfattar möten och ger smarta rekommendationer om nästa steg. Vill du automatisera fler flöden än kundregistret, till exempel hur inkommande förfrågningar sorteras, finns idéer i den här guiden om att automatisera kundförfrågningar.

Notyfile kostar från 149 kr per användare och månad för ESSENTIAL. AMBITION kostar 299 kr, VÄXA 599 kr och MASTER 749 kr per användare och månad. Behöver ni skräddarsydda lösningar eller integrationer tar vi fram ett paket tillsammans. Jämför nivåerna på vår prissida eller läs mer om Notyfile CRM.

Vanliga frågor

Behöver jag en integrationslicens för att synka med Fortnox?

Ja. Fortnox kräver att du är kund hos dem och har en integrationslicens för att koppla ett annat system. Själva kopplingen aktiverar du sedan via integrationssidan i Fortnox och guiden där.

Kan kunder synkas åt båda hållen?

Ja, många integrationer stöder dubbelriktad synk, så att ändringar i Fortnox når CRM:et och tvärtom. Bestäm i så fall vilket system som äger varje fält, så att rätt uppgifter inte skrivs över av gamla.

Vad händer med kunder som redan finns i båda systemen?

Det är den vanligaste orsaken till dubbletter. Vissa integrationer avbryter den första importen, andra skapar dubbla poster. Städa och stäm av registren innan du kopplar, och matcha på organisationsnummer eller kundnummer.

Hur exporterar jag kundregistret från Fortnox till Excel?

Gå till Rapporter och välj Kundregister. Filen kan du öppna i Excel, komplettera och importera igen. Gör alltid en sådan export som säkerhetskopia innan du startar en synk.

Måste jag ha ett PUB-avtal för synken?

Om kontaktpersoners namn, telefonnummer eller e-post synkas behandlas personuppgifter, och varje leverantör som hanterar dem åt dig är personuppgiftsbiträde. Se till att ni har skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga, även med eventuella kopplingsverktyg.

Källor

• Fortnox: Integrationer
• Fortnox: Import av kundregister
• GDPR as a Board-Level Responsibility
• Kundenanfragen automatisieren

Rekommendationer

• CRM Fortnox integration: rätt val för svenska småföretag
• Zapier Fortnox CRM: koppla ihop dina system steg för steg
• Från offert till order i CRM: så slipper du dubbelregistrering
• Centralisera kontaktinformation: guide för småföretag