Schemalägg samtalet direkt på kontaktkortet eller i kalendern, välj kanal och aktivera påminnelser så att inget missas. I Notyfile kan du använda vår inbyggda dialer och AI-assistenten Naia. Spelar du in samtalet krävs en rättslig grund enligt IMY:s vägledning och GDPR.
Kort sagt:
- Synkronisera samtalet med en huvudkalender, kontrollera tidszon och deltagare samt skapa en uppföljningsaktivitet redan vid bokningen för att undvika dubbelbokningar.
- En inbyggd uppringare passar de flesta team och loggar samtal på kontaktkortet; stora volymer eller ett befintligt telefonisystem med SIP kan kräva en extern lösning.
- Företag behöver dokumentera rättslig grund före inspelning, informera kunden om syfte, lagringstid och åtkomst samt erbjuda ett alternativ vid invändning.
- Börja med en enda påminnelseautomation; schemaläggning utan uppkoppling synkroniseras först när enheten återansluts, och mobilappen behöver behörighet till kalendern och aviseringar för fungerande påminnelser.
Innehållsförteckning
- Så schemalägger du ett samtal i CRM steg för steg
- Kalenderintegration, inbyggd dialer eller extern telefoni?
- Inspelning och GDPR: det här måste vara på plats
- Automatisera påminnelser och uppföljning efter samtalet
- Mobila inställningar och tidszoner när du schemalägger från telefonen
- Vanliga problem och enkla lösningar
- Min rekommendation vid införande
- Så förenklar Notyfile schemaläggning och uppföljning
- Vanliga frågor
- Källor
Så schemalägger du ett samtal i CRM steg för steg
Det här tar ett par minuter när du väl har gjort det en gång. Följ stegen i ordning:
- Öppna kontaktkortet eller affären och välj "schemalägg samtal" eller "ny aktivitet".
- Ange datum, tid, längd och syfte. Skriv syftet konkret, till exempel "gå igenom offerten".
- Välj kanal: telefon, inbyggd dialer eller videomöte i Teams.
- Lägg till deltagare och synkronisera med Google- eller Exchange-kalendern.
- Ställ in påminnelser och skapa en uppföljningsaktivitet redan nu.
- Spara. Då skickas en automatisk bekräftelse till kontakten.
Några saker är värda att kontrollera innan du sparar:
- Att rätt person är ansvarig för aktiviteten.
- Att kontaktens telefonnummer och e-postadress stämmer.
- Att tidszonen är korrekt, särskilt vid kunder utomlands.
- Att samtalet har ett tydligt syfte som även en kollega förstår.
Ett tydligt syfte gör att du kan ringa förberedd, och att den som tar över ärendet vet vad som gäller.
Kalenderintegration, inbyggd dialer eller extern telefoni?
Vilken teknisk väg som passar beror på hur många samtal ni hanterar och hur noga ni vill logga dem. Här är de vanligaste alternativen:
- Kalenderintegration: Med tvåvägssynk mot Google eller Exchange hamnar samtalet i både CRM och kalender. Välj en huvudkalender, annars riskerar du dubbelbokningar. Kalendern hanterar tidszoner, men kontrollera att alla deltagare ser rätt lokal tid.
- Inbyggd dialer: Med klicka-för-att-ringa startar du samtalet från kontaktkortet. En logg över samtalen kan ge bättre överblick och enklare uppföljning av vilka som faktiskt nåtts. Det är den väg vi rekommenderar för de flesta team.
- Extern telefoni: Har ni stora samtalsvolymer eller ett befintligt telefonisystem via SIP eller telefon-API kan en extern lösning behövas. Då är det viktigt att loggningen ändå landar på rätt kontaktkort.
Mobilappen och webbgränssnittet har inte alltid exakt samma funktioner. Avancerade inställningar gör du oftast bäst på webben, medan snabb schemaläggning mellan möten fungerar bra i appen.
Inspelning och GDPR: det här måste vara på plats
Spelar ni in samtal behöver ni en rättslig grund innan första inspelningen. Företag kan inte luta sig mot privatundantaget. IMY förklarar att privatpersoner under vissa villkor kan spela in samtal för eget bruk, men att undantaget inte gäller när inspelningen delas vidare eller görs tillgänglig för fler, vilket är fallet i en verksamhet.
IMY:s tillsynsbeslut om inspelning i kundtjänst visar att bristande information till kunden kan göra behandlingen otillåten.
Det här behöver ni ha på plats:
- En dokumenterad rättslig grund. Avtal kan fungera när behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet, och IMY råder er att dokumentera ändamål och grund i förväg.
- Tydlig information till kunden om ändamål, lagringstid och vem som har åtkomst.
- Ett alternativ om kunden motsätter sig inspelning.
- En policy för arkivering och gallring. Praktikerfarenheter visar att företag ofta missförstår just kraven på dokumentation och rutiner.
Behöver du vara osäker i ett enskilt fall är IMY:s egna sidor rätt ställe att börja. Ett tillsynsbeslut kan dessutom visa hur strikt information och lagringstider bedöms i praktiken, till exempel i ett annat beslut om kundtjänst.
Automatisera påminnelser och uppföljning efter samtalet
Det som skiljer ett bra säljteam från ett stressat är ofta uppföljningen, inte samtalet. Bygg därför arbetsflöden som sköter det repetitiva åt dig:
- Trigger vid schemaläggning: Fundera på om en avisering eller förberedelseuppgift ska skapas när ett samtal läggs in.
- Sekvens vid uteblivet svar: Bestäm hur ni vill följa upp om kontakten inte svarar inom ett antal dagar, till exempel med mejl, SMS eller en ny samtalsaktivitet.
- Mallar för anteckningar: Med färdiga fält för utfall, nästa steg och beslutsfattare blir det enklare att fånga samtalsresultatet.
- AI-stöd: Vår assistent Naia analyserar affärsmöjligheter och föreslår nästa bästa åtgärd, så att du ringer rätt kontakt först.
Proffstips: Börja med en enda automation, till exempel en påminnelse inför samtalet. Bygg ut först när den fungerar utan att någon tänker på den.
Mobila inställningar och tidszoner när du schemalägger från telefonen
Telefonen är ofta där du schemalägger i farten, så det lönar sig att ställa in den rätt. Tre saker avgör om det fungerar:
Först offline-läge. Schemaläggning som görs utan uppkoppling skickas när enheten ansluter igen, ungefär som schemalagda meddelanden i Google Messages. Kontrollera därför synkinställningarna, så att du inte tror att något skickats som i själva verket väntar.
Sedan tidszoner. Även i e-posttjänster som Gmail baseras schemalagda utskick på vald tidszon och kan komma några minuter efter utsatt tid. Räkna med den marginalen vid tajta tider.
Slutligen behörigheter. Ge appen tillgång till kontakter och kalender, och tillåt aviseringar. Utan dem uteblir påminnelserna, trots att samtalet ligger rätt i systemet. Välj dessutom en huvudkalender och aktivera tvåvägssynk, så undviker du dubbelbokningar.
Vanliga problem och enkla lösningar
De flesta fel går att åtgärda på några minuter. Gå igenom i den här ordningen:
- Synkfel: Kontrollera behörigheter, förnya kopplingen mot kalendern och bekräfta att tvåvägssynk är aktivt.
- Missade påminnelser: Verifiera aviseringstyp (e-post, SMS eller push) och att mobilnummer och e-postadress på kontakten stämmer.
- Samtalsloggar saknas: Kontrollera att dialern är rätt kopplad och att din användare har åtkomsträtt till kontaktkortet.
- Ändrad tid: Redigera eller avboka aktiviteten direkt på kontaktkortet och låt systemet skicka en uppdaterad bekräftelse.
- Deltagare informeras inte: Kontrollera att deltagarna är tillagda på aktiviteten och inte bara nämnda i anteckningen.
Min rekommendation vid införande
Börja enkelt. Ställ först in kalender och påminnelser, och lägg till dialer och automation när rutinerna sitter. Dokumentera de juridiska besluten om inspelning och berätta för alla användare hur ni gör, annars blir praxis olika från person till person. Mät med några få mått: svarsfrekvens, tid till uppföljning och hur många bokade samtal som faktiskt genomförs. Det räcker långt för att se vad som fungerar.
— Joakim
Så förenklar Notyfile schemaläggning och uppföljning
Notyfile erbjuder CRM-funktioner som hjälper dig att samla kundhantering och uppföljning.
- Inbyggd dialer: Ring från kontaktkortet och få samtalet loggat automatiskt.
- Automatiseringar: Automatisera repetitiva uppgifter.
- Naia AI: Vår AI-assistent föreslår nästa steg utifrån dina affärsmöjligheter.
Se hur modulerna hänger ihop på vår produktöversikt. Våra abonnemang börjar på 149 kr per månad och användare, och du hittar alla nivåer på vår prissida. Boka en demo så visar vi hur ni kommer igång.
This article is general information, not a substitute for advice from a qualified lawyer. Consult a qualified legal professional about your own circumstances before acting on anything here.
Vanliga frågor
Vad är CRM på svenska?
CRM står för kundrelationshantering. Det är ett system där ni samlar kunduppgifter, samtal, affärer och uppföljningar på ett ställe, så att hela teamet ser samma bild.
Hur schemalägger jag samtal i ett CRM?
Öppna kontaktkortet och skapa en aktivitet av typen samtal. Ange tid, syfte och kanal, synkronisera med kalendern och aktivera påminnelser innan du sparar.
Behöver jag samtycke för att spela in samtal?
Du behöver en rättslig grund, och kunden ska få tydlig information om ändamål och lagringstid. Läs IMY:s vägledning om avtal som rättslig grund och dokumentera valet.
Kan jag ändra eller avboka ett schemalagt samtal?
Ja. Öppna aktiviteten på kontaktkortet, ändra tid eller ta bort den. Skicka sedan en uppdaterad bekräftelse så att kontakten och deltagarna vet vad som gäller.